Ce este scrisoarea de intentie?
Scrisoarea de intentie este un document care face parte din aplicatia unui candidat la un job, fiind trimisa catre angajator impreuna cu CV-ul. Rolul scrisorii de intentie este complementar in raport cu CV-ul deoare contine informatii aditionale despre experienta si aptitudinile pe care le detii.
In general, scrisoarea de intentie aduce argumentele in favoarea descrierii tale drept candidatul ideal pentru a fi angajat pe pozitia pentru care aplici. Pe de alta parte, ea trebuie sa reflecte motivul pentru care esti interesat de compania si de locul de munca oferit in cadrul acesteia.
In comparatie cu CV-ul, redactat intr-un stil neutru, scrisoarea de intentie este un document mai personal, care ofera avantajul unei mai mari libertati de exprimare. Prin scrisoarea de intentie, legatura dintre candidat si recruiter este umanizata si este dusa dincolo de informatiile in mare parte standardizate si categorizate din CV. De aceea, in calitate de candidat, scrisoarea de intentie este sansa ta de a evidentia tot ceea ce formatul unui CV nu iti permite sa evidentiezi.
10 reguli pentru redactarea scrisorii de intentie
1. Transmite informatii relevante
In scrisoarea de intentie trebuie mentionate acele calificari sau competente pe care doresti sa le evidentiezi si care s-ar pierde altfel in multitudinea informatiilor din CV. Daca, de exemplu, job-ul pentru care aplici pune mare accent pe cunoasterea unei anumite limbi straine, iar tu detii o certificare in acest sens si ai interactionat direct cu tara respectiva printr-un stagiu urmat acolo, mentioneaza aceste lucruri in scrisoarea de intentie. Ele te recomanda drept unul dintre candidatii potriviti pentru job. In caz contrar, nefiind impresionat de scrisoarea de intentie, este posibil ca angajatorul sa nici nu ajunga la aceste informatiile din CV.
2. Respecta partile componente ale unei scrisori de intentie:
- datele de contact
Campul alocat datelor tale de contact difera ca pozitie in raport cu celelalte componente ale scrisorii in functie de modalitatea de trimitere:
- prin email
In acest caz, datele tale de contact vor aparea la final, in semnatura email-ului. Este important sa-ti specifici numele, adresa, codul postal (optional), numarul de telefon fix si/sau numarul de telefon mobil, adresa de email, profilul de LinkedIn (optional), contul de Twitter (optional).
- in format printat
Spre deosebire de prima situatie, datele de contact vor fi listate la inceputul scrisorii de intentie si se vor referi la aceleasi informatii mentionate mai sus.
- formula de salut
Scrisoarea de intentie este indicat sa fie adresata in mod specific unei anumite persoane. De aceea este important sa cunosti numele responsabilului de recrutare din compania la care vrei sa aplici la un job, mai ales daca o faci in mod spontan. In cazul pozitiilor deschise, recruiterii nu se asteapta sa te adresezi unei persoane anume, in primul rand deoarece aceste informatii nu sunt disponibile candidatului. Foloseste o adresare mai generala, referindu-te la responsabilul din cadrul departamentului de resurse umane sau la directorul companiei. In ceea ce priveste scrisorile de intentie incluse in procesul de aplicare pentru anunturile postate pe site-urile de job-uri, formula de adresare poate lipsi in totalitate.
- corpul scrisorii de intentie/continutul propriu-zis al scrisorii de intentie
Acesta trebuie sa aiba aproximativ 3 paragrafe, al caror continut difera in functie de situatie. Daca scrisoarea de intentie face parte dintr-o aplicatie spontana, in primul paragraf vei face cunoscuta angajatorului pozitia pe care o vizezi. In situatia in care aplici pentru o pozitie deschisa, primul paragraf va face referire la motivul pentru care esti interesat de acel job. De exemplu, poti aminti cateva dintre responsabilitatile incluse in descrierea postului si felul in care acestea ti-au atras atentia si te-au determinat sa iti trimiti aplicatia. De asemenea, poti preciza sursa de unde ai aflat despre respectivul post vacant.
Al doilea paragraf din continut este esenta scrisorii de intentie deoarece este partea in care trebuie sa demonstrezi angajatorului ca esti potrivit pentru job. Aici vei face referire concret la ceea ce ai de oferit si la modul in care aptitudinile care te caracterizeaza sau experienta pe care o detii se pliaza pe cerintele postului respectiv. Este important sa evidentiezi in cazul fiecarui job acele lucruri din CV care sunt cele mai relevante pentru angajator. Este total neindicat sa faci o enumerare a informatiilor din CV. Scrisoare de intentie nu trebuie sa fie o dublura a CV-ului.
In ultimul paragraf poti face trimitere la CV-ul tau si iti poti manifesta dorinta de a fi contactat pentru un interviu si de a ti se acorda sansa de te alatura echipei din compania respectiva ca angajat pe pozitia pentru care aplici.
- formula de incheiere
Ramane la latitudinea fiecarui candidat felul in care incheie scrisoare de intentie, cu conditia ca formula folosita sa fie una profesionala, nu personala. De exemplu, pot fi folosite incheieri de genul: “Cu consideratie/stima/respect/sinceritate, ”.
- semnatura
Asa cum mentionam mai sus, daca trimiti scrisoare de intentie prin email, semnatura va include si datele tale de contact. In situatia in care trimiti scrisoarea in format printat, te vei semna si de mana, dupa ce ti-ai trecut prenumele si numele.
3. Alege tipul de scrisoare potrivit
Continutul scrisorii de intentie si tonul adoptat in redactarea ei depind de contextul in care o trimiti angajatorului. Astfel, exista cel putin 3 situatii diferite care cer tipuri distincte de scrisoare de intentie:
- aplicarea la o pozitie deschisa din cadrul unei companii
Acesta este cazul cel mai intalnit in care sunt folosite scrisorile de intentie. Avand ca scop aplicarea la o anumita pozitie din cadrul companiei, ele sunt foarte concrete si specifice.
- aplicarea spontana in cadrul unei companii
In functie de marimea si de notorietatea sa, o companie primeste de-a lungul anului mai multe sau mai putine candidaturi spontane. Scrisoare de intentie trimisa in aceasta situatie este mai generala si are ca scop prospectarea posibilitatilor de angajare in cadrul companiei. De obicei, ele sunt adresate sefului departamentului de resurse umane sau directorului companiei. Nefiind vorba despre o pozitie deschisa in cadrul firmei, informatiile din CV nu sunt evaluate de specialistul in resurse umane din cadrul companiei asa cum s-ar intampla in cazul unui proces de recrutare propriu-zis. De aceea, scrisoarea de intentie are un rol foarte important in astfel de situatii.
Aceste doua tipuri de scrisoare de intentie mai sunt cunoscute si sub denumirile de scrisoare de motivatie sau scrisoare de prezentare.
- cererea de sfaturi, recomandari si asistenta in cariera (consilierea in cariera)
Acest tip de scrisoare de intentie nu se adreseaza angajatorului, ci unei persoane de la care ai putea obtine recomandari in vederea angajarii. Pentru a-ti oferi sfaturi, o astfel de persoana trebuie sa cunoasca experienta ta de lucru si calitatile profesionale pe care le detii. De aceea, acest tip de scrisoarea de intentie va contine si informatii care se regasesc intr-o scrisoare tipica de aplicare la o pozitie deschisa.
Alte situatii care necesita o scrisoare de intentie sunt cele in care aplici pentru un program de voluntariat sau activitati extracurriculare. De exemplu, daca doresti sa faci parte din echipa de handball a facultatii si au loc preselectii in acest sens, vei avea nevoie si de o scrisoare de intentie care sa iti motiveze candidatura.
Un alt tip de scrisoare care poate insoti aplicatia ta pentru un program de masterat sau o bursa de studii, dar nu numai, este scrisoarea de recomandare. Aceasta este redactata de obicei de catre o persoana cu autoritate care garanteaza pentru calitatea ta de candidat potrivit. In cazul burselor de studii, cum este de exemplu programul Erasmus, scrisorile de recomandare nu sunt obligatorii, dar prezenta lor in dosarul de aplicare iti va creste sansele de a fi admis in program.
4. Adapteaza stilul scrisorii la domeniul in care vrei sa te angajezi
Desi este in general un document redactat intr-un stil profesional si destul de formal, scrisoarea de intentie variaza ca grad de formalism in functie de domeniul de activitate in care se incadreaza job-ul pentru care a fost trimisa. Exista industrii mai rigide, in care este obisnuit sa trimiti pentru o aplicatie la un job o scrisoare foarte formala, aproape standardizata. La antipod, sunt zone de activitate care adopta un stil mai lejer si in care sunt valorizate pozitiv tocmai creativitatea, inovatia, spargerea tiparelor. Este important sa respecti regulile formale de redactare in situatiile care cer acest lucru si sa surprinzi acolo unde este cazul. Pana la urma, lipsa totala a regulilor dintr-un anumit domeniu constituie tot o regula.
De asemenea, in continutul scrisorii, foloseste terminologia specifica industriei in care doresti sa te angajezi. Cunoasterea termenilor si a formatului de document apreciat in domeniul care te intereseaza va constituie un punct in plus in fata celui care iti citeste aplicatia la job.
5. Foloseste formatul potrivit
Daca mai sus prezentam importanta de a avea un continut relevant si structurat intr-un mod adecvat, nu trebuie neglijata nici forma scrisorii de intentie. Aceasta trebuie sa fie redactata intr-un stil ingrijit si lipsit de greseli gramaticale de orice fel. In caz contrar, indiferent de informatiile continute, scrisoarea ta va crea o impresie foarte proasta recruiterului. Asadar, nu lasa o astfel de greseala sa umbreasca experienta si calitatile profesionale pe care vrei sa le transmiti.
De asemenea, scrisoarea de intentie trebuie sa fie usor de parcurs. Foloseste un font comun, de tipul Arial, Verdana sau Times New Roman, la o dimensiune de 12 a caracterelor. Marcheaza paragrafele lasand un spatiu intre ele. Nu uita sa folosesti acelasi font si stil de redactare cu cele din CV. Lasa o margine de 2,5 cm in pagina (sus, jos, stanga, dreapta) sau 3 cm stanga si 2 cm dreapta.
Daca trimiti scrisoarea de intentie in format fizic, printeaz-o pe hartie obisnuita, alba, fara un model colorat sau desene pe ea. Exceptii fac industriile care apreciaza originalitatea. Aici poti fi creativ, dar este de preferat sa o faci la nivelul continutului, nu al formatului scrisorii.
6. Nu depasi o treime de pagina
Scrisoarea de intentie nu trebuie sa fie de lungimea unui eseu. O jumatate de pagina, maxim o treime de pagina reprezinta suficient pentru ca recruiterul sa isi creeze o impresie despre autorul ei. Stilul adecvat este unul structurat si concis. Astfel, fiecare idee este indicat sa fie marcata printr-un paragraf. Cel care citeste scrisoarea de intentie va reusi sa extraga cu usurinta elementele esentiale. De altfel, acea jumatate sau treime de pagina nici nu trebuie sa contina altceva decat informatii esentiale.
7. Pastreaza o copie a scrisorii
Este important sa pastrezi scrisorile de intentie cu care ai aplicat la job-uri pentru ca iti vor fi de folos ulterior. Mai ales daca aplici la multe job-uri intr-un interval scurt de timp, revazand scrisoarea de intentie inainte de interviu, vei fi din nou familiarizat cu jobul respectiv si iti vei reaminti exact ce fel de informatii ai furnizat angajatorul. Acestea vor constitui un punct de plecare pentru prestatia ta de la interviu.
8. Coreleaza scrisoarea de intentie cu descrierea job-ului
Atunci cand faci referire la experienta sau la aptitudinile tale, raporteaza-le la cerintele din job description-ul pentru care trimiti aplicatia. Recruiterul va aprecia daca va gasi in scrisoarea ta de intentie exact ceea ce cauta. Din acest punct de vedere, scrisoarea de intentie poate fi considerata un instrument prin care iti promovezi CV-ul. Numai acolo se afla toate informatiile de care recruiterul are nevoie, iar scrisoarea de intentie are rolul de a-l convinge ca merita sa il parcurga.
9. Raspunde nevoilor angajatorului
Unul dintre argumentele principale pentru a-l convinge pe angajator ca tu esti candidatul ideal pentru pozitie este acela ca aptitudinile, experienta si rezultatele tale profesionale de pana acum vin in intampinarea nevoilor angajatorului. Demonstreaza-i angajatorului ca intelegi nevoile de business ale companiei si expune modul in care prezenta ta in cadrul acesteia i-ar imbunatati performantele. Pe scurt, trebuie sa faci cunoscute angajatorului beneficiile de ambele parti, punand accent pe ceea ce doresti sa realizezi in cadrul companiei. Pentru a sustine acest lucru, atitudinea ta trebuie sa emane incredere in fortele proprii, optimism si entuziasm.
10. Trimite o scrisoare diferita la fiecare aplicatie
Modelele de scrisoare de intentie constituie primul pas in redactarea propriei scrisori de intentie. Modelul trebuie sa constituie, asa cum ii sugereaza si numele, numai o sursa de inspiratie pentru a redacta o scrisoare de intentie corecta. In fapt, documentul pe care il trimiti trebuie sa iti apartina, sa fie personalizat. Dupa cum nu exista doua situatii de angajare identice, nu trebuie sa existe nici doua scrisori de intentie identice, chiar daca ambele apartin aceluiasi autor. Daca aplici la mai multe oportunitati de lucru, redacteaza pentru fiecare o scrisoare de intentie diferita. In mod ideal, si CV-ul ar trebui sa fie ajustat in functie de job-ul la care aplici. A trimite o scrisoare de intentie generala, pe care recruiterul o recunoaste imediat ca atare, este aproape acelasi lucru cu a nu trimite deloc o scrisoare de intentie. Aceasta deoarece nicio companie si nicio agentie de recrutare nu va fi impresionata de ea. Prin urmare, ea nu isi va atinge scopul. Asadar, aloca timpul necesar redactarii unei scrisori de intentie diferite pentru fiecare oportunitate de angajare la care aplici. Efortul iti va fi rasplatit.